TP Accueil et Gestion administrative

Les conditions d’admission varient selon la formation, et le centre de formation qui la propose.

Veuillez contacter l'organisme de formation pour prendre connaissance des pré-requis demandés à l'entrée, ainsi que des possibilités de dispenses de compétences et d'allègements de formation selon votre parcours.

Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative).

En front office, il assure l'accueil physique et téléphonique, identifie les besoins des interlocuteurs, les informe et les oriente vers les services compétents, contrôle l'accès à la structure, et traite les flux d'information entrants et sortants. Il gère simultanément l'accueil des visiteurs, les appels téléphoniques et les informations reçues par divers canaux. Il enregistre également les informations dans les systèmes d'informations de la structure, garantissant la traçabilité des interactions.

En back office, il prend en charge divers travaux administratifs comme la production d'écrits professionnels, la gestion des rendez-vous et la planification des réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des dossiers. Il constitue et vérifie la conformité de dossiers, gère les demandes et commandes, assure leur suivi, et si nécessaire effectue les relances. Il traite, également, les réclamations et litiges de premier niveau, propose des solutions adaptées tout en respectant les procédures internes de la structure.

La formation est construite sur le principe de l’alternance, prenant appui et utilisant des situations concrètes de travail.

Un soutien individualisé, sur sollicitation du stagiaire, par le biais d’un conseiller pédagogique (personne ressource issue de l’équipe pédagogique et/ou du milieu professionnel et formée à l’accompagnement) ainsi qu’un tutorat en entreprise, sont mis en œuvre dans le cadre de la formation.

Cette formation se répartit en blocs de compétences, comme suit :
 

BC01 - Assurer les activités d'accueil d'une structure

• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Gérer des situations complexes à l'accueil
• Traiter les flux d'information internes et externes

BC02 - Gérer les activités administratives d'une structure

• Prendre en charge les activités administratives courantes
• Assurer le traitement administratif des dossiers
• Traiter les réclamations courantes

BC01 - Assurer les activités d'accueil d'une structure

• Mise en situation professionnelle : 00 h 50 min
  • Mise en situation orale (durée 40 min dont 10 min de préparation)
    La mise en situation professionnelle se déroule dans le contexte d’une structure fictive.
    A partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis 40 minutes pour :
    - accueillir un visiteur et un collaborateur,
    - traiter deux appels téléphoniques,
    - rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d’accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié,
    - traiter le flux d’information réceptionné sur la boîte mail.
  • A partir d’une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l’attention d’un destinataire cible.
     
• Entretien technique : 00 h 15 min
  • L’entretien technique permet au candidat de présenter ses travaux et d’argumenter ses choix.
    Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l’accueil ».

Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 01 h 05 min

BC02 - Gérer les activités administratives d'une structure

• Mise en situation professionnelle : 01 h 30 min
  • La mise en situation professionnelle est une étude de cas écrite se déroulant dans le contexte d'une structure fictive.
    À partir d’informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers, dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés.
• Entretien technique : 00 h 10 min
  • L’entretien technique permet au candidat de présenter ses travaux et d’argumenter ses choix.
• Questionnement à partir de production(s) : 00 h 10 min
  • Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence "Assurer le traitement administratif des dossiers”.

Durée totale de l’épreuve pour le candidat : 01 h 50 min

Le titre professionnel est composé de deux blocs de compétences dénommés certificats de compétences professionnelles (CCP) qui correspondent aux activités précédemment énumérées.

Le titre professionnel peut être complété par un ou plusieurs blocs de compétences sanctionnés par des certificats complémentaires de spécialisation (CCS) précédemment mentionnés.

Le titre professionnel est accessible par capitalisation de certificats de compétences professionnelles (CCP) ou suite à un parcours de formation et conformément aux dispositions prévues dans l’arrêté du 22 décembre 2015 modifié, relatif aux conditions de délivrance du titre professionnel du ministère chargé de l'emploi.

Le ou la titulaire du TP Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative peut exercer au sein de tous types de structures : privées, publiques, associatives, commerciales ou non, quel que soit le secteur d'activité.

Il ou elle peut prétendre aux postes de :

• Assistant administratif
• Secrétaire administratif
• Chargé d'accueil
• Secrétaire d'accueil

Vous êtes en situation de handicap et vous souhaitez être accompagné dans votre entrée en formation : retrouvez toutes les étapes d'accompagnement du CFA en cliquant ici

Contactez Damien BEDOS, référent handicap du CFA par mail
handicap@cfa-sport.com 

La formation en apprentissage est prise en charge par le CFA, par l’intermédiaire de l’opérateur de compétences (OPCO) correspondant au secteur d’activité de votre employeur.

Ni vous, ni votre employeur n’aurez à financer cette formation. Cependant, votre employeur devra vous verser une rémunération chaque mois.

Pour tout autre mode de financement, merci de contacter l’organisme de formation afin d’établir un devis personnalisé.

INDICATEURS 2024

Apprentis formés : 1208 apprentis

Taux de réussite aux examens : 81% 

Taux d'insertion professionnelle de tous les apprentis (y compris alternants) : 68%

Taux d'insertion professionnelle des diplômés (y compris alternants) : 74%

Taux d'insertion professionnelle de tous les apprentis dans le secteur d'activité (y compris alternants) : 88%

Taux de poursuite d'études des diplômés (hors alternants) : 11%

Taux d'abandon (abandon de la formation) : 7%

Principaux motifs d'abandon :
• Raison personnelle
• Erreur d'orientation
• Faute grave / exclusion
• Changement de projet

Taux de rupture (rupture de contrat d'apprentissage avec poursuite en formation) : 18%

Enquêtes de satisfaction

Taux de retour enquête Apprentis : 23%
Taux de satisfaction Apprentis : 85%

Taux de retour enquête Employeurs : 19%
Taux de satisfaction Employeurs : 82%

Valeur ajoutée du CFA :

Intégrer le CFA Sport Animation Occitanie, c’est :

• Bénéficier d’un accompagnement personnalisé quant à la gestion des contrats d’apprentissage
• Profiter en exclusivité d’une offre de services diversifiée
• Tirer partie d’un environnement qualitatif et innovant
• Rejoindre un réseau professionnel reconnu à l’échelle régionale et représenté à l’échelle nationale
• Participer à des temps de réflexion et d’échanges

Par exemple : 

• Stage de sensibilisation au handicap pour les apprentis
• Accès gratuit au logiciel de carte mentale Mindview (pour les formateurs, apprentis et maîtres d'apprentissage)
• Formation des maîtres d'apprentissage 100% en distanciel
• Fonds de solidarité pour les apprentis
• Etc.